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シアトル生活はじめました

20年以上すんだ東海岸から西海岸に引っ越してきました。MicrosoftのUniversal Storeで働いてます。

確定申告のワークフローとネットサービス

先伸ばしにしてた確定申告、のんびり日曜日の今日ようやくすべて税理士に送った。

ここ数年で確立したうちのワークフローはというと、

 

1.DropBoxに「ACTIVE 2014TAX」という名前のフォルダーを作成する(当然、このフォルダーは個人情報満載のフォルダーになってしまうんで、各端末で「同期しない」ように設定することを注意する。ただ、ここは同期されるからいろんな端末で作業が出来る、という利便性とのバランスがあって、それはもうセキュリティーリスクとの兼ね合いで決めるしかない。ただ、注意は必要)


2.次に1月から2月にかけて各該当組織から税金関連の書類が送られてくる。妻がそれを片っ端からEvernoteにスキャンする。保存先は税金関連のフォルダー。

 

3.やはり同じ頃、ペーパーレスのオプションを利用している各組織のサイトから私がPDFなどの形式でダウンロードし、DropBoxの「ACTIVE 2014TAX」フォルダーに保存する。

 

4.大体書類が出そろった時期(3月に入れば大体オッケー。今年は2週間ほど放置してたわけだ)Evernote内で確定申告に必要な書類に「2014年度」というタグをつける

 

5.Evernoteで「2014年度」というタグでフィルターをかけ、リストアップされた書類を「Save attachment」でダウンロードして、やはりDropBoxの「ACTIVE 2014TAX」フォルダーに保存する。

 

<この段階で税理士に渡すべき書類が出そろう。>

 

確定申告は、日本の事情は分からないけど、アメリカだと自分でも出来るし、実際に10年ぐらいは自分でやってたけど、家族が出来たり仕事を跨いだり、いろいろとややこしくなってくると面倒なので最近は税理士さんにお世話になってる。

運よく、東海岸でやってもらった税理士さんが、ワシントン州のも扱えるということでお願いすることにした。

 

6.書類の送信はもっともセキュアな状態で送りたいわけだが、これは受け取り手のITリテラシーに依る。もしGoogleアカウントを持ってるならGoogleドライブで特定のアカウントにシェアが一番いいと思う。次に暗号かけたZIPファイルを添付、ただこれはねぇ。添付した段階で野に放たれるのと同じだし。やはり印刷してFedexが一番なのかも知れないけど、それは時代に逆行してるしもうやりたくない。まぁ、具体的な送信方法はお茶を濁しておこう・・・

 

7.税理士さんが処理を終えると、申告の最終的な書類が送られてくる。PDFで来るので、以前はいったん印刷し、署名し、さらにスキャンして送り返していた。去年からはペンタブでPDFに直接署名して、送り返してた。今年はSurface Pro 3 があるので署名はさらに楽になるはず(さりげなく宣伝w)

 

8.署名した書類をDropBoxの「ACTIVE 2014TAX」フォルダーに保存し、フォルダー名を「Done 2014TAX」に変更する(こうすることで、現在進行中のプロジェクトやフォルダーが上に上がってくる)。

 

<ここで、確定申告が完了する。>

 

このワークフローで今年で4年目になる。当然Evernoteに過去の履歴と蓄積が残るので、よくわからなくなったら以前のものを参考にすればいい。

(最近記憶力がとくに衰えてると感じるけど、これってはっぱりネットサービスに頼り過ぎ??)